E-mail via de optie 'Microsoft Exchange'

Deze manier van mailen laat vNext toe om rechtstreeks je mailbox aan te spreken. 
Dit zorgt er ook onmiddelijk voor dat elke verzonden mail ook in de 'Verzonden items' van je mailbox zal komen.

Om vNext toegang te geven tot je mailbox, zijn er 2 instellingen die geconfigureerd moeten worden:

• 'Mail server' moet op Microsoft Exchange gezet moet worden
• 'Microsoft Exchange Account' moet ingesteld worden door in te loggen met je profiel van je mailbox (door op de knop Sign In te drukken rechts)

Wij adviseren om de instellingen op Algemeen en Bedrijfsniveau alleen te gebruiken voor gedeelde mailboxen en de instellingen op gebruikersniveau te gebruiken voor het koppelen van individuele mailboxen.

Wanneer gekozen wordt voor Smtp blijft de huidige werking behouden.  In dat geval dien je via de velden SMTP Host, SMTP Poort, SMTP Gebruikersnaam en SMTP Paswoord de juiste configuratie in te geven.

Wanneer gekozen wordt voor de nieuwe optie Microsoft Exchange zal verbinding gemaakt worden via een Office365 account.  In het veld Microsoft Exchange Account zal je de optie ‘Sign in’ vinden.  Als je daar op klikt kan je verbinding maken met Office365 en zal de mailbox gekoppeld worden.

Koppelen persoonlijke mailbox

De bovenvermelde instellingen zijn zowel beschikbaar in de globale instellingen als bij de bedrijfs- en persoonlijke instellingen.  Daardoor is het niet langer vereist om één algemene mailbox te gebruiken voor alle uitgaande mails, maar kan elke gebruiker indien gewenst zijn eigen mailbox koppelen via de persoonlijke instellingen. Op die manier komen ook de verzonden e-mails in de mailbox van de gebruiker terecht.

Achtergrond informatie

Microsoft is het mailen via Basic Authentication voor SMTP aan het afbouwen. vNext maakte initieel enkel gebruik van die basic Authentication voor het versturen van de prijsaanvraagmails, maar ondersteunt nu zowel de Basic Authentication als de Microsoft Exchange authentication (die via OAuth2 werkt). Na verloop van tijd zal Microsoft zelf de Basic Authentication uitschakelen.

Configuratie

Consent

De eerste keer dat voor vNext in een bedrijf de log-in uitgevoerd wordt, zal er ook gevraagd worden om vNext rechten te geven om mails te sturen en je gebruikers profiel uit te lezen. Enkel deze eerste keer zal onderstaande vraag verschijnen. Er zal waarschijnlijk een collega van de IT afdeling nodig zijn met de juiste admin rechten.

De permissies die gevraagd zullen worden, zijn de SMTP.Send en de User.Read rechten. De ene is nodig om de mail te versturen, de andere om in te loggen op je Microsoft account.

Firewall

Uw IT dienst zal communicatie via Microsoft Exchange toe moeten laten. Hiervoor wordt 'smtp.office365.com' gebruikt. Achterliggend zal met een zeker IP-adres van Microsoft gecommuniceerd worden. Microsoft heeft er echter meerdere. Hier vindt u een artikel dat aangeeft welke IP adressen door smtp.office365.com gebruikt kunnen worden: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/urls-and-ip-address-ranges?view=o365-worldwide

SMTP AUTH protocol setting

Het kan zijn dat voor de accounts van de hele organizatie het geblokkeerd is om authenticatie voor mails uit te voeren (ook wel 'SMTP AUTH' genoemd). 

Dan dient de IT beheerder dit aan te passen door deze checkbox (op onderstaande afbeelding) uit te zetten op het Exchange Admin Center (admin.exchange.microsoft.com).

Meer informatie hierover kan hier gevonden worden: https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/clients-and-mobile-in-exchange-online/authenticated-client-smtp-submission#enable-smtp-auth-for-specific-mailboxes